Llevar un control contable mensual en hoja de cálculo va un paso más allá del corte de caja diario y del flujo de efectivo semanal: le permite al dueño responder con exactitud cuánto dinero ganó o perdió realmente el negocio al cerrar cada mes calendario. Para lograrlo se necesita estructurar un Estado de Resultados operativo (conocido en la industria gastronómica como P&L) que separe las ventas sin impuestos, el costo real de alimentos y bebidas, el costo laboral y los gastos fijos del local.
Cómo armar tu contabilidad en Excel con Estado de Resultados mensual (P&L) y Prime Cost
El Estado de Resultados mensual de un restaurante mexicano inicia desglosando las Ventas Netas sin IVA por canal de generación: ventas en comedor, ventas de barra de bebidas y ventas de servicio a domicilio. Separar estos tres rubros permite detectar si el crecimiento de un canal está compensando o erosionando el margen global.
En el segundo bloque se deduce el Costo de Ventas consumido en el mes (Costo de Alimentos más Costo de Bebidas, ajustado por la variación entre el inventario inicial y el inventario final de bodega) para obtener la Utilidad Bruta de cocina y barra.
El indicador financiero más importante de la contabilidad restaurantera es el Costo Primo (Prime Cost), que suma el Costo de Ventas de Alimentos y Bebidas más la Nómina Total (sueldos, horas extra, seguridad social IMSS, INFONAVIT e impuesto estatal sobre nómina). Mantener el Prime Cost bajo control es la llave para que el negocio sea rentable.
Finalmente, a la Utilidad Bruta se le restan la Nómina y los Gastos Operativos Fijos (renta del local, recibo de luz CFE, gas estacionario, internet, mantenimiento y honorarios contables) para obtener el flujo operativo EBITDA en pesos mexicanos y su porcentaje sobre las ventas netas.